Direktur Travel Umroh: Strategi Naik Level dari Operasional ke Arsitek Sistem yang Efektif

Pendahuluan

Banyak travel umroh di Indonesia lahir dari niat yang sangat baik: ingin melayani jamaah, membantu umat beribadah, dan menjaga amanah. Tidak sedikit yang didirikan oleh ustadz, tour leader, atau praktisi lapangan yang sudah lama bergelut langsung dengan jamaah.

Namun dalam perjalanan waktu, niat baik saja tidak cukup. Ketika skala membesar, jamaah meningkat, dan kompleksitas bertambah, banyak travel justru mulai menghadapi masalah: komplain meningkat, tim kelelahan, reputasi terancam, dan direktur merasa mengerjakan segalanya sendirian. Masalahnya sering kali bukan pada niat atau orangnya, melainkan pada tidak adanya desain bisnis dan manajemen yang jelas sejak awal.

Pola Umum Travel Umroh di Indonesia

Jika ditarik secara nasional, pola yang sering saya temui dan amahampir seragam:

1. Travel didirikan oleh figur lapangan (ustadz, TL, sales)
2. Pelayanan awal sangat baik karena masih ditangani langsung oleh founder
3. Jamaah bertambah, traffic meningkat
4. Tim direkrut seadanya, tanpa struktur jelas
5. Direktur tetap mengerjakan hal teknis level staff
6. Sistem tidak kuat menahan beban
7. Masalah mulai muncul, reputasi terancam

Di tahap ini, banyak direktur merasa sudah bekerja sangat keras, selalu hadir di kantor, turun langsung ke lapangan, namun ironisnya semakin hadir secara teknis, justru semakin sulit perusahaan untuk scale-up.

Kesalahan Umum: Direktur Terjebak di Level Operasional

Dalam banyak kasus, direktur travel masih mengerjakan pekerjaan seperti mencari jamaah secara personal, membalas komplain harian, merapikan paspor dan dokumen, bahkan menjadi tour leader, serta mengatur detail operasional kecil lainnya.

Hal seperti itu tidak sepenuhnya salah, terutama di fase awal. Namun masalah akan muncul ketika tidak ada batas waktu yang jelas, tidak ada rencana naik level, tidak ada pendelegasian yang sehat. Akibatnya direktur menjadi operator termahal di perusahaan, sementara fungsi strategis justru terbengkalai.

Peran Ideal Direktur Travel Umroh

Dalam perusahaan yang sehat, peran direktur bukan sebagai pelaksana teknis. Di internal perusahaan ia berperan sebagai arsitek sistem dan tatkala di luar ia adalah penjaga reputasi perusahaan & relasi strategis (kemenag, asosiasi, vendor utama, tokoh masyarakat).

Sebagai Arsitek Sistem, Direktur bertanggung jawab atas desain sistem penjualan, sistem pelayanan jamaah, sistem SDM, budaya kerja, dll. Direktur tidak menjalankan teknisnya, tetapi memastikan sistem jelas, SOP dipahami, target terukur, dan alur kerja yang rapi.

Struktur ideal yang sehat:

1. Direktur → fokus arah dan keputusan
2. General Manager (GM) → integrator operasional
3. Manager → pemilik proses (penjualan, operasional, CS)
4. Staff → eksekutor teknis

Ketika GM sudah kuat dan dipercaya, direktur tidak perlu hadir setiap hari di kantor. Banyak yang keliru mengira kehadiran fisik direktur setiap hari sebagai tanda kepedulian. Padahal dalam praktiknya, direktur yang terlalu sering hadir justru rawan micromanage. Tahukah Anda diantara dampak micromanagement?

1. Kepemimpinan GM dan manager melemah
2. Staff takut mengambil keputusan
3. Semua masalah naik ke direktur
4. SDM terlihat rapi di luar, tapi layu di dalam

Perusahaan menjadi sangat bergantung pada satu figur, jika direktur tidak ada maka sistem ikut goyah.

Best Practice Modern: Direktur Remote dengan Sistem Kuat

Saya pernah bekerja di perusahaan travel di mana Direktur standby di luar negeri, kantor operasional di Jakarta, dan laporan berjalan online berbasis data. Bagi saya model ini sangat efektif, best practice modern dengan syarat:

1. GM kuat dan dipercaya
2. SOP jelas dan dipatuhi
3. Laporan berbasis data, bukan cerita
4. Alur komunikasi rapi
5. Direktur tidak micromanage

Dan dalam kondisi SOP perusahaan yang sudah berjalan disiplin, maka seorang direktur dapat mencukupkan diri untuk hadir ke kantor 1–2 kali per bulan, diantara tujuan yaitu melakukan evaluasi strategis, pengambilan keputusan besar, penjagaan budaya kerja serta nilai.

Berikut diantara contoh kalimat dari seorang Direktur yang perannya sehat, mereka semestinya akan mampu mengatakan kepada GM:

• “Targetnya jelas, caranya silakan Anda atur.”
• “Saya ingin hasil, bukan laporan panjang.”
• “Keputusan ini saya ambil, eksekusinya di Anda.”

Contoh di atas bukan bermaksud untuk lepas tangan, melainkan bagian dari strategic control agar tidak terjebak dalam peran micromanagement.

Masalah Utama: Founder Belum Sempat Upgrade Ilmu Manajemen

Saya memahami bahwa sebagian besar founder travel umroh adalah orang baik dan berniat ibadah serta memiliki pengalaman lapangan yang kuat, namun sayangnya belum sempat diimbangi dengan skill manajemen modern dan tidak sedikit yang masih terjebak pada operasional harian. Mesti segera disadari bahwa manajemen yang baik adalah alat menjaga amanah agar tidak rusak saat skala membesar.

Pengalaman saya pribadi pernah bekerja di dalam travel kecil, menengah, hingga kategori big company karena prestasinya hampir setiap hari memberangkatkan ratusan bahkan ribuan jamaah. Dari sana saya melihat dari dalam, bahkan pernah menjadi korban dari sistem yang tidak sehat. Dulu terasa seperti “menangis darah”, namun hari ini saya bersyukur karena experience is the best teacher.

Dan dari pengalaman tersebut saya memahami:

• Di mana sistem gagal
• Di mana peran jabatan tumpang tindih
• Di mana seharusnya direktur berdiri

Niat baik adalah fondasi. Namun fondasi tanpa struktur yang benar akan rapuh ketika beban bertambah.

Niat baik akan tetap bernilai ibadah ketika ditopang oleh sistem yang sehat agar perusahaan bertumbuh, jamaah terjaga, dan pemimpin tidak kelelahan sendirian.

Artikel ini saya tulis sebagai bahan refleksi dan edukasi, khususnya bagi para direktur dan founder travel umroh. Semoga menjadi pintu perbaikan, bukan sekadar bacaan.